Politica de confidențialitate

Data intrării în vigoare: 21.07.2026

1. Introducere

Această Politică de Confidențialitate descrie modul în care ArhivaDeFacturi („Aplicația”) colectează, utilizează, stochează și protejează informațiile personale ale utilizatorilor. Ne angajăm să protejăm datele dumneavoastră cu caracter personal, implementând măsuri stricte de securitate, inclusiv criptarea datelor și stocarea lor în mai multe locații fizice.

Prezenta Politică de Confidențialitate se aplică atât platformei web ArhivaDeFacturi, cât și aplicației mobile oficiale ArhivaDeFacturi disponibilă pentru dispozitive Android și iOS.

Cu excepția cazului în care se specifică altfel, termenii „Aplicația” sau „Serviciul” se referă atât la platforma web, cât și la aplicația mobilă.

Prin utilizarea Aplicației, confirmați că datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi prelucrate în conformitate cu prezenta Politică de Confidențialitate.

2. Rolurile părților și responsabilități privind protecția datelor

În cadrul utilizării aplicației ArhivaDeFacturi, operatorul de date cu caracter personal este utilizatorul persoană juridică care își creează cont în platformă și care utilizează aplicația în scopuri financiar-contabile și de conformare fiscală.

Datele prelucrate prin intermediul aplicației, inclusiv datele obținute din Spațiul Privat Virtual (SPV) al Agenției Naționale de Administrare Fiscală, sunt prelucrate la inițiativa și în interesul utilizatorului, în baza obligațiilor legale și a relațiilor contractuale ale acestuia.

Furnizorul aplicației nu stabilește scopurile prelucrării datelor și nu utilizează datele în scopuri proprii, acestea fiind determinate exclusiv de utilizator. În situația în care utilizatorul acordă acces în aplicație unei firme de contabilitate sau altor terți, aceștia acționează în baza unei relații contractuale distincte cu utilizatorul. Responsabilitățile privind protecția datelor cu caracter personal între utilizator și respectivii terți sunt stabilite exclusiv între acele părți.

Furnizorul aplicației nu este parte a relației contractuale dintre utilizator și furnizorii săi de servicii și nu își asumă responsabilități privind prelucrarea datelor realizată de aceștia în afara aplicației.

3. Date Colectate

3.1. Date furnizate de utilizator

Informații de contact:

• Nume
• Adresă de e-mail,
• Număr de telefon
• alte detalii de identificare necesare pentru crearea contului.

Informații despre facturi:

Date despre facturi și documente financiare, importate automat din SPV-ANAF.

3.2. Date colectate automat

• Date de acces: Date de logare, adresa IP, tipul de dispozitiv, browserul folosit și date de analiză web pentru a îmbunătăți experiența utilizatorului.
• Cookie-uri: ArhivaDeFacturi folosește cookie-uri și tehnologii similare pentru a colecta informații despre activitatea de navigare. Acestea pot fi gestionate prin setările browserului.

3.3. Permisiunile Aplicației Mobile

În funcție de funcționalitățile utilizate, aplicația mobilă ArhivaDeFacturi poate solicita acces la anumite funcții ale dispozitivului dumneavoastră.

Aceste permisiuni sunt solicitate exclusiv atunci când sunt necesare pentru furnizarea funcționalităților solicitate de utilizator.

În funcție de dispozitiv și de versiunea sistemului de operare, aplicația poate solicita acces la:

• conexiunea la Internet (necesară pentru sincronizarea cu platforma);
• notificări push;
• cameră foto (pentru fotografierea documentelor de afaceri, dacă această funcționalitate este disponibilă);
• fotografii și fișiere (pentru încărcarea documentelor de afaceri);
• alte permisiuni strict necesare pentru furnizarea funcționalităților solicitate în mod expres de utilizator.

Puteți retrage aceste permisiuni în orice moment din setările dispozitivului dumneavoastră. În cazul în care permisiunile necesare sunt refuzate, anumite funcționalități ale aplicației pot să nu funcționeze corespunzător.

4. Scopurile Colectării Datelor

• Administrarea contului și furnizarea accesului in aplicatie: Datele sunt utilizate pentru a permite accesul utilizatorilor la contul lor și gestionarea facturilor.
• Analiza și optimizarea aplicatiei: Informațiile colectate ne ajută să îmbunătățim performanța aplicației și experiența de utilizare.
• Notificări și alerte: Utilizăm datele de contact pentru a trimite alerte personalizate și notificări despre facturi și actualizări.
• Respectarea obligațiilor legale: Datele utilizatorilor pot fi folosite pentru a respecta cerințele legale, cum ar fi solicitările din partea autorităților.
• Elaborarea rapoartelor statistice si analiza datelor: Analiza datelor existente pentru a fi procesate in cadrul modulului de analiza a datelor.

4.1.Firebase Cloud Messaging

Aplicația mobilă ArhivaDeFacturi utilizează serviciul Firebase Cloud Messaging (FCM) furnizat de Google pentru transmiterea notificărilor push.

Firebase Cloud Messaging poate prelucra identificatori tehnici, inclusiv token-ul dispozitivului, necesari pentru livrarea notificărilor.

Firebase este utilizat exclusiv pentru transmiterea notificărilor și asigurarea funcționării serviciului și nu este utilizat de ArhivaDeFacturi în scopuri publicitare sau de marketing.

4.2. Notificări Push

Aplicația poate transmite notificări push referitoare la:

• facturi nou primite;
• solicitări de documente;
• evenimente din fluxurile de lucru;
• notificări privind scadențele sau plățile;
• actualizări ale aplicației;
• evenimente importante legate de contul utilizatorului.

Notificările push pot fi dezactivate în orice moment din setările sistemului de operare al dispozitivului.

5. Securitatea și Stocarea Datelor

Ne angajăm să asigurăm securitatea datelor utilizatorilor prin măsuri tehnice și organizatorice stricte: - Criptarea datelor: Toate datele personale și informațiile financiare sunt criptate atât în tranzit, cât și în repaus, prevenind accesul neautorizat. - Stocare în locații multiple: Pentru a asigura disponibilitatea și protecția datelor, acestea sunt stocate în mai multe locații fizice sigure, protejate de măsuri de securitate fizică și virtuală. - Acces restricționat: Accesul la datele personale este limitat doar la angajații și colaboratorii care au nevoie de acces pentru a-și îndeplini sarcinile, aceștia fiind supuși unor obligații stricte de confidențialitate. - Transferuri Internaționale de Date - Unii dintre furnizorii noștri de servicii (Firebase, Push Notifications etc.) pot prelucra informații tehnice limitate în afara Spațiului Economic European (SEE). În astfel de situații, transferurile de date sunt realizate cu respectarea Regulamentului General privind Protecția Datelor (GDPR), utilizând Clauzele Contractuale Standard sau alte mecanisme de transfer recunoscute de legislația aplicabilă, după caz.

6. Durata Stocării Datelor

Datele colectate sunt stocate timp de 5 ani sau cât este necesar pentru a furniza serviciile oferite de ArhivaDeFacturi, respectând legislația aplicabilă. La expirarea acestei perioade, datele pot fi șterse dacă utilizatorul solicită în scris acest lucru, în caz contrar voi fi anonimizate și utilizate pentru analize statistice.

7. Partajarea Datelor cu Terți

ArhivaDeFacturi nu partajează datele personale ale utilizatorilor cu terțe părți, cu excepția:

• Furnizorilor de servicii: Colaborăm doar cu terțe părți de încredere pentru mentenanță și suport tehnic, aceștia având obligația de a respecta confidențialitatea datelor.
• Autorităților: În cazurile cerute de lege, datele pot fi partajate cu autoritățile pentru a respecta cerințele legale.
• Fără Publicitate și Fără Urmărire între Aplicații: ArhivaDeFacturi nu vinde date cu caracter personal. Nu utilizăm datele cu caracter personal în scopuri de publicitate comportamentală, creare de profiluri publicitare sau urmărire între aplicații (cross-app tracking). Aplicația nu transmite date cu caracter personal către rețele de publicitate.

8. Drepturile Utilizatorilor

Utilizatorii au următoarele drepturi în conformitate cu legislația aplicabilă:

• Dreptul de acces la datele personale.
• Dreptul de rectificare a datelor inexacte.
• Dreptul de ștergere („dreptul de a fi uitat”) al datelor, în limitele legii.
• Dreptul de restricționare a prelucrării datelor.
• Dreptul de portabilitate a datelor.
• Dreptul de opoziție la prelucrarea datelor.

Pentru exercitarea acestor drepturi, utilizatorii ne pot contacta la adresa de email: office@arhivadefacturi.ro.

8.1. Ștergerea Contului

Utilizatorii pot solicita ștergerea contului ArhivaDeFacturi în orice moment:

utilizând funcționalitatea de ștergere a contului disponibilă în aplicație (dacă aceasta există); sau contactându-ne la adresa office@arhivadefacturi.ro.

După verificarea solicitării, informațiile cu caracter personal asociate contului vor fi șterse sau anonimizate, în măsura permisă de legislația aplicabilă.

Anumite documente financiar-contabile sau alte informații pot fi păstrate atunci când acest lucru este impus de obligațiile legale, fiscale sau contabile.

În cazul în care utilizatorul face parte dintr-o organizație, ștergerea contului său nu implică automat ștergerea documentelor de afaceri aparținând organizației respective.

8.2. Confidențialitatea Minorilor

ArhivaDeFacturi este destinată exclusiv utilizatorilor persoane juridice și utilizatorilor care folosesc aplicația în scop profesional.

Aplicația nu este destinată copiilor cu vârsta sub 16 ani și nu colectăm în mod intenționat date cu caracter personal aparținând minorilor.

Dacă aflăm că au fost colectate date cu caracter personal ale unui minor cu încălcarea legislației aplicabile, vom lua măsurile necesare pentru ștergerea acestora.

9. Modificări ale Politicii de Confidențialitate

Ne rezervăm dreptul de a modifica această Politică de Confidențialitate pentru a reflecta schimbările legislative sau modificările din aplicație. Orice modificare va fi notificată utilizatorilor prin e-mail sau în aplicație.

9. Contact

Pentru întrebări sau solicitări legate de această Politică de Confidențialitate, ne puteți contacta la:

• Sediu: Aleea Petru Rareș Nr. 6, Bl. 6 Ap. 15, Șelimbăr, Jud. Sibiu, Romania
• E-mail: office@arhivadefacturi.ro
• Telefon: 0371 230 676
• Website: https://arhivadefacturi.ro